Digitalisasi Arsip: Langkah Kecil untuk Menjaga Informasi Negara
Mahasiswa Universitas Pamulang Akuntansi Perpajakan D4
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Shevila Nyssa Sofiana tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDi tengah perkembangan teknologi yang semakin cepat, digitalisasi tidak hanya dibutuhkan dalam pelayanan publik, tetapi juga dalam pengelolaan arsip. Arsip mungkin terlihat seperti kumpulan dokumen lama yang tersimpan di dalam box atau lemari, tetapi sebenarnya arsip memiliki peran penting sebagai sumber informasi dan bukti dari berbagai kegiatan yang telah dilakukan oleh suatu lembaga.
Hal tersebut menjadi salah satu hal yang saya pahami selama menjalani kegiatan magang di Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN), khususnya pada bagian administrasi dan pengelolaan arsip digital. Selama kurang lebih dua bulan, saya terlibat dalam kegiatan pendataan arsip inaktif dan digitalisasi arsip usul serah. Dari pengalaman tersebut, saya melihat bahwa digitalisasi arsip bukan hanya tentang mengubah dokumen fisik menjadi file digital, tetapi juga bagaimana informasi tersebut dapat dikelola dan ditemukan kembali dengan lebih mudah.
Dalam kegiatan magang, proses digitalisasi dilakukan dengan memindai dokumen fisik menjadi dokumen digital. Selain itu, informasi mengenai arsip juga dicatat ke dalam Microsoft Excel, seperti judul dokumen, tahun, kode arsip, dan keterangan lainnya. Pendataan tersebut menjadi bagian penting karena file hasil scan akan lebih sulit dikelola jika tidak disertai informasi yang jelas.
Proses ini terlihat sederhana, tetapi membutuhkan ketelitian. Satu dokumen dapat terdiri dari banyak halaman sehingga proses pemindaian harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak ada halaman yang terlewat. Setelah itu, data arsip juga harus dicatat secara tepat. Kesalahan dalam memasukkan informasi dapat menyulitkan proses pencarian dan pengelolaan arsip di kemudian hari.
Digitalisasi Mempermudah Akses Informasi
Salah satu manfaat yang paling terasa dari pengelolaan arsip secara digital adalah kemudahan dalam menyimpan dan menemukan kembali informasi. Dokumen fisik membutuhkan ruang penyimpanan dan waktu ketika harus dicari satu per satu. Sementara itu, arsip yang sudah didigitalisasi dapat lebih mudah dikelola dan ditelusuri selama sistem penyimpanannya dilakukan dengan baik.
Pengalaman tersebut membuat saya melihat bahwa digitalisasi arsip juga berkaitan dengan bagaimana pemerintah memberikan akses informasi kepada masyarakat. Dalam laporan magang, salah satu layanan yang diperkenalkan adalah Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Melalui layanan kearsipan digital, masyarakat memiliki kesempatan untuk menelusuri dan memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi. Artinya, digitalisasi arsip tidak hanya memberikan manfaat bagi pegawai yang mengelola dokumen, tetapi juga dapat memberikan manfaat yang lebih luas bagi masyarakat.
Tantangan di Balik Digitalisasi
Namun, digitalisasi arsip bukan pekerjaan yang bisa dilakukan hanya dengan menyediakan komputer dan scanner. Dari pengalaman selama magang, proses ini membutuhkan ketelitian, waktu, tenaga, serta fasilitas yang memadai.
Jumlah dokumen yang cukup banyak membuat proses scanning membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Dokumen juga harus diproses secara bertahap dan diperiksa kembali agar hasil digitalisasi dapat digunakan dengan baik.
Sumber daya manusia juga memiliki peran penting. Petugas yang menangani arsip perlu memahami alur pengelolaan dokumen, mampu melakukan pendataan dengan teliti, serta memahami pentingnya menjaga informasi yang terdapat dalam arsip.
Dari Arsip Fisik Menuju Tata Kelola Digital
Digitalisasi arsip pada akhirnya bukan hanya persoalan teknologi. Di balik proses scanning terdapat pekerjaan administratif yang membutuhkan ketelitian dan tanggung jawab.
Pengalaman magang di BRIN memberikan gambaran bahwa perubahan dari arsip fisik menuju arsip digital membutuhkan proses yang terstruktur. Dokumen perlu didata, dipindai, dikelola, dan disimpan dengan informasi yang jelas. Setiap tahapan memiliki peran agar arsip dapat digunakan kembali ketika dibutuhkan.
Bagi saya sebagai mahasiswa, pengalaman tersebut juga memberikan pemahaman bahwa perkembangan teknologi mengubah banyak pekerjaan administrasi. Kemampuan menggunakan teknologi memang penting, tetapi kemampuan untuk teliti, bertanggung jawab, berkomunikasi, dan bekerja sama tetap menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan.
Pada akhirnya, digitalisasi arsip seharusnya dipandang sebagai investasi jangka panjang. Dokumen yang saat ini mungkin dianggap biasa saja dapat menjadi informasi yang penting di masa mendatang. Jika arsip dikelola dengan baik sejak sekarang, generasi berikutnya tidak hanya memiliki dokumen, tetapi juga memiliki akses terhadap informasi dan sejarah yang tersimpan di dalamnya.
Digitalisasi arsip bukan sekadar memindahkan kertas ke dalam komputer. Lebih dari itu, digitalisasi adalah upaya menjaga informasi agar tetap tersedia, mudah ditemukan, dan dapat dimanfaatkan ketika dibutuhkan.