Konten dari Pengguna

Cara Buat Nomor Surat yang Baik dan Benar untuk Pengarsipan

Tips dan Trik

Memproduksi artikel seputar tutorial dan tips.

16 Oktober 2023 14:16 WIB·waktu baca 2 menit

0

Tulisan dari Tips dan Trik tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan

Ilustrasi Cara Buat Nomor Surat. Unsplash/Unseen Studio.

Pada surat resmi, ada sejumlah aturan penulisan yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan. Salah satunya adalah cara buat nomor surat yang baik dan benar untuk pengarsipan.

Mengutip buku Bijak Berbahasa Indonesia: Teori dan Aplikasi, Rishe Purnama Dewi, dkk., (2020), nomor surat berisi nomor urut terbitnya surat, kode surat, kode instansi, kode bulan, dan tahun pembuatan. Nomor surat dibuat per tahun agar jumlah nomor urut lebih kecil.

Cara Buat Nomor Surat yang Baik

Ilustrasi Cara Buat Nomor Surat. Unsplash/Mediamonifiler.

Nomor surat bukanlah susunan angka random melainkan mengandung berbagai informasi. Sebagai contoh siapa yang membuat, jenis, waktu pembuatan, dan jumlah surat yang dibuat. Adapun cara buat nomor surat yang baik dan benar untuk pengarsipan adalah sebagai berikut.

Kode nomor surat.
Nomor urutan surat yang dikeluarkan.
Nama lembaga yang mengeluarkan surat.
Bulan berjalan yang ditulis dengan angka romawi.
Tahun berjalan.
Dalam komponen nomor surat tersebut dipisahkan dengan tanda miring (/) agar dapat dibedakan dan tetap sesuai dengan maknanya.

Setelah mengetahui cara buat nomor surat yang baik dan benar, terdapat beberapa aturan yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat, antara lain:

Nomor surat terdiri atas kata nomor, nomor urut surat yang dikeluarkan, kode organisasi/instansi, kode bulan, dan tahun pembuatan surat.
Kata yang harus digunakan ialah "nomor" bukan "nomer" karena nomor merupakan bentuk baku.
Huruf awal kata nomor surat ditulis dengan huruf kapital.
Singkatan kata nomor adalah no.
Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun merupakan bagian sistem penomoran.
Kata nomor diikuti tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi.
Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
Baris itu tidak perlu digarisbawahi.

Cara buat nomor surat yang baik dan benar di atas perlu diketahui oleh admin maupun sekretaris. Pastikan penulis untuk meletakkan nomor surat di bagian posisi atas kiri di bawah kop surat. (LA)