Cara Membuat Nomor Surat Resmi dan Manfaatnya

Ilustrasi Cara Membuat Nomor Surat Resmi. Sumber: Unsplash/Scott Graham

Cara membuat nomor surat resmi wajib diketahui karena dalam pembuatan surat resmi ada aturan dan kaidahnya tersendiri.

Berdasarkan sebuah jurnal umko.ac.id, yang berjudul Keterampilan Menulis Surat yang baik dan Benar, karya Vidya Octa (2018:97), Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi. Contoh dari surat resmi adalah surat undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.

Cara Membuat Nomor Surat Resmi

Ilustrasi Cara Membuat Nomor Surat Resmi. Sumber: Unsplash/Olga Vilkha

Sebagai penulis surat, perlu diketahui salah satu ciri surat resmi, yaitu memiliki nomor surat dan dalam penulisannya tidak bisa dilakukan sembarangan, karena ada aturannya tersendiri untuk menyusun surat resmi dengan profesional.

Pada umumnya nomor surat resmi berada pada sisi atas kanan surat. Lalu apa saja cara membuat nomor surat resmi? Simak beberapa langkah membuat nomor surat resmi di bawah ini:

1. Memahami Komponen Nomor Surat

Bisa dilihat nomor surat sendiri biasanya dipisahkan oleh tanda miring (/). Tahukah jika setiap nomor ataupun huruf yang dipisahkan dengan tanda tersebut mempunyai arti yang berbeda.

Pada umumnya, nomor surat terdiri dari atas:

• Kode nomor surat.

• Nomor urutan surat yang dikeluarkan.

• Nama organisasi yang mengeluarkan surat.

• Bulan dan tanggal yang dituliskan dengan angka romawi.

• Tahun.

• Dalam penulisan komponen di atas, wajib dipisahkan dengan garis miring (/).

2. Format Penomoran Surat Keluar

Setelah memahami komponen dalam nomor surat, hal yang wajib diperhatikan selanjutnya adalah format penomoran surat keluar, di mana nomor ini menjadi kode atau tanda penyampaian informasi tentang jenis surat apa yang dikeluarkan.

Berikut ini cara penulisan format penomoran surat keluar beserta kode nomor surat :

• Surat Keputusan (SK) : 01.

• Surat Undangan (SU) : 02.

• Surat Permohonan (SPm) : 03.

• Surat Pemberitahuan (SPb) : 04.

• Surat Peminjaman (SPp) : 05.

• Surat Pernyataan (SPn) : 06.

• Surat Mandat (SM) : 07.

• Surat Tugas (ST) : 08.

• Surat Keterangan (SKet) : 09.

• Surat Rekomendasi (SR) : 10.

• Surat Balasan (SB) : 11.

• Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12.

• Sertifikat (SRT) : 13.

• Perjanjian Kerja (PK) : 14.

• Surat Pengantar (SPeng) : 15.

Artinya penulis surat resmi wajib menuliskan kode surat dengan format Nomor:...(isi kode surat).

Fungsi Nomor Surat

Ilustrasi Cara Membuat Nomor Surat Resmi. Sumber: Unsplash/Mathias Reding

Jika bertanya apakah nomor surat berserta peraturannya memiliki manfaat? Tentu saja punya. Berikut ini beberapa fungsi nomor surat:

1. Untuk memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan administrasi maupun arsip saat dicari kembali apabila diperlukan.

2. Untuk mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan serta memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isi.

3. Berguna memudahkan sekretaris dalam menuliskan penomoran untuk surat yang akan dibuat kedepannya.

Itulah cara membuat nomor surat resmi dan manfaatnya. Jangan lupa untuk bagikan artikel ini ke teman atau saudara yang menjadi sekretaris. (Andi)

Baca juga: Cara Membuat Surat Resmi dan Strukturnya