Cara Menyusun Proposal untuk Acara Organisasi

Ilustrasi Cara Menyusun Proposal. Unsplash/Van Tay Media

Sebelum mengadakan acara, biasanya organisasi akan membuat proposal. Kali ini Tips dan Trik akan membagikan cara menyusun proposal yang benar.

Dikutip dari laman kebumenkab.go.id, secara umum tujuan dibuatnya proposal adalah untuk mendapatkan ijin atau persetujuan dari suatu pihak mengenai rencana atau rancangan yang akan dilakukan.

Selain itu, fungsi proposal sendiri sering dibuat sebagai permohonan dana/ sponsorship melalui kerjasama dengan pihak lain untuk mendukung acara yang nantinya diselenggarakan.

Cara Menyusun Proposal yang Benar

Ilustrasi Cara Menyusun Proposal. Unsplash/Marcus Spiske

Namun tentu saja dalam cara menyusun proposal organisasi ada beberapa poin yang perlu diperhatikan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Judul dan Pendahuluan

Berikan judul yang menarik dan singkat untuk acara yang akan diselenggarakan.

Tuliskan juga pendahuluan yang menjelaskan tujuan acara, latar belakang, dan mengapa acara ini penting bagi organisasi.

2. Deskripsi Acara

Untuk deskripsi acara, silahkan jelaskan secara rinci tentang acara yang akan diadakan. Sertakan informasi tentang tanggal, waktu, dan tempat acara.

Kemudian gambarkan konsep acara, tema, dan apa yang diharapkan dicapai melalui acara ini.

3. Tujuan Acara

Tetapkan tujuan yang jelas dan spesifik untuk acara tersebut. Misalnya, meningkatkan kesadaran tentang organisasi, menggalang dana, atau membangun hubungan dengan komunitas.

4. Sasaran Peserta

Sasaran peserta juga sangat penting. Identifikasi dan jelaskan siapa yang akan menjadi peserta acara. Misalnya, anggota organisasi, anggota masyarakat, atau kalangan tertentu yang ingin ditargetkan.

5. Rundown Acara

Buat daftar kegiatan dan jadwal acara secara rinci. Termasuk waktu untuk registrasi, sambutan, presentasi, hiburan, dan segala sesuatu yang akan dilakukan dalam acara.

6. Anggaran

Dalam hal ini, penyusun proposal wajib membuat anggaran acara yang mencakup semua biaya yang diperlukan, seperti sewa tempat, perlengkapan audio visual, konsumsi, hadiah, dan lain-lain.

Jelaskan juga sumber pendanaan yang diharapkan, baik dari sponsor, donatur, atau dana organisasi.

7. Promosi dan Pemasaran

Promosi dan pemasaran termasuk strategi yang akan digunakan untuk mempromosikan acara, seperti media sosial, surat elektronik, selebaran, atau iklan.

Kemudian tetapkan audiens yang ingin dicapai melalui strategi pemasaran ini.

8. Manajemen Acara

Jelaskan bagaimana acara akan dikelola, termasuk tugas dan tanggung jawab tim acara, protokol keamanan, persiapan fasilitas, dan lain-lain.

Pastikan untuk mencakup perencanaan dan pengaturan yang dibutuhkan sebelum, selama, dan setelah acara.

9. Evaluasi Acara

Ajukan metode evaluasi untuk mengukur keberhasilan acara. Misalnya, survei peserta, umpan balik, atau statistik partisipasi.

Tinjau hasil evaluasi ini untuk digunakan sebagai pembelajaran dan perbaikan di masa mendatang.

10. Lampiran

Sertakan lampiran yang mendukung proposal, seperti brosur acara, contoh undangan, contoh sponsor proposal, atau ijin yang diperlukan.

Membuat proposal acara organisasi adalah langkah penting dalam merencanakan dan mengorganisir sebuah acara.

Selain mengikuti cara menyusun proposal di atas, pastikan proposal ditulis dengan jelas, ringkas, dan mengikuti format yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang mengatur acara tersebut. (Andi)

Baca juga: Cara Membuat Surat Resmi dan Strukturnya