Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis Lancar dan Aman

Ilustrasi tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis - Sumber: pexels.com/@nappy/

Pentingnya memahami tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis tidak bisa diabaikan, terutama bagi profesional dan pengusaha yang sering bepergian untuk urusan pekerjaan. Perjalanan bisnis yang terencana dengan baik dapat memperlancar berbagai agenda penting.

Tanpa pemahaman yang tepat, risiko kesalahan administratif, pembengkakan biaya, hingga kendala dalam perjalanan bisa menghambat tujuan bisnis yang ingin dicapai.

Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Bisnis agar Lancar

Ilustrasi tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis - Sumber: pexels.com/@gustavo-fring/

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang profesional, pengusaha, atau karyawan suatu perusahaan. Tujuannya adalah menyelesaikan tugas atau kepentingan yang berhubungan dengan pekerjaan.

Perjalanan ini meliputi berbagai aktivitas. Misalnya, menghadiri rapat, melakukan negosiasi dengan klien, mengawasi proyek, mengikuti seminar atau pelatihan, atau mencari peluang bisnis baru.

Berdasarkan buku Uji Kompetensi Administrasi Bisnis, Irra Chrisyanti Dewi, (2017), biasanya, perjalanan bisnis dibiayai oleh perusahaan atau instansi terkait. Untuk itulah perencanaannya harus dibuat dengan matang agar segala sesuatunya bisa berjalan lancar.

Tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis yang perlu dipahami antara lain:

1. Perencanaan dan Persiapan

Tentukan tujuan perjalanan bisnis secara jelas, seperti melakukan negosiasi, menghadiri rapat, atau bertemu klien. Mengetahui tujuan akan membantu dalam merencanakan kegiatan yang relevan.

Kemudian, persiapkan anggaran untuk perjalanan dan pastikan mendapatkan persetujuan dari atasan atau pihak yang berwenang dalam perusahaan.

2. Pilihan Transportasi dan Akomodasi

Pilih moda transportasi yang paling efisien (pesawat, kereta, atau mobil) dan pesan akomodasi (hotel) sesuai dengan kebutuhan dan anggaran. Pastikan semua dokumen yang diperlukan seperti tiket perjalanan, paspor (jika perlu), surat tugas, dan dokumen terkait lainnya sudah siap.

3. Mengatur Jadwal dan Agenda

Jadwalkan rapat atau pertemuan dengan pihak yang akan ditemui selama perjalanan. Pastikan waktu pertemuan cukup untuk membahas semua hal yang perlu dibicarakan. Buat rencana perjalanan atau itinerary yang mencakup jadwal keberangkatan, kegiatan yang harus dilakukan, dan waktu luang yang tersedia.

4. Pelaksanaan Perjalanan

Lakukan perjalanan sesuai dengan rencana yang sudah dibuat. Pastikan untuk mematuhi jadwal yang telah ditentukan dan siap menghadapi perubahan yang mungkin terjadi. Jalankan semua kegiatan bisnis yang telah dijadwalkan, seperti menghadiri rapat, bertemu klien, atau melakukan kunjungan kerja.

5. Laporan Perjalanan

Setelah perjalanan selesai, buat laporan perjalanan bisnis yang mencakup hasil pertemuan, keputusan yang dibuat, dan tindak lanjut yang perlu dilakukan. Laporan ini penting untuk evaluasi perjalanan dan tindakan lebih lanjut.

Jika perusahaan memberikan dana atau penggantian biaya perjalanan, ajukan klaim penggantian biaya perjalanan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Mulai dari biaya transportasi, akomodasi, makan, hingga berbagai pengeluaran lainnya.

Baca Juga: 5 Cara Membuat Business Plan dengan Baik

Dengan mengikuti tata cara pelaksanaan perjalanan bisnis ini, perjalanan dapat berjalan dengan efisien dan memberikan hasil yang maksimal. (DNR)