Sistem Informasi Kepegawaian Solusi ASN 'Misterius'

Ilustrasi Aparatur Sipil Negara (ASN). Foto: Shutter Stock

Sore hari yang cerah, saya janjian dengan teman kuliah dulu di salah satu kafe di kota Apel. Sahabat saya sekarang sudah jadi guru. Sambil menikmati suasana kafe, kita bercerita masa lalu dan rutinitas keseharian. Ada percakapan yang membikin tanda tanya dalam hati, ia berkata “Sistem administrasi di tempat saya masih manual mas, pengiriman berkas ajuan karier saya sampai 5 kilogram, berapa duit yang musti saya keluarin. Tidak hanya itu saja data kepegawaian sering salah, musti mondar-mandir mengurusi itu”. Saya membayangkan ini masih satu orang guru, padahal di Indonesia terdapat 2.698.103 orang (Slamet JP,2020).

Berita terbaru pada bulan Mei 2021, Indonesia heboh dengan pernyataan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) Bima Haria Wibisana melalui kanal Youtube BKN (24/05/2021) “Masih banyak data yang perlu pemutakhiran, kelengkapan, masih banyak juga data yang palsu. Pada tahun 2014 kita melakukan pendataan ulang PNS tapi sudah dilakukan secara elektronik dan dilakukan oleh masing-masing PNS sendiri. Hasilnya apa? Ternyata hampir 100.000 tepatnya 97.000 data itu misterius, membayari gajinya, membayarkan iuran pensiun, tapi tidak ada orangnya”. Dengan kita membaca penjelasan kepala BKN, negara mengalami kerugian sangat besar.

Ada permasalahan atau kendala berupa data yang belum akurat. Karena proses pemutakhiran data masih secara manual, kurang disiplin admin simpeg dalam pemutakhiran database, tidak disiplinnya pengelola kepegawaian untuk menyerahkan setiap dokumen yang sah (Arifin, Agung, 2020).

Dalam internal birokrasi musti kuat dengan penataan sistem informasi kepegawaian, sebelum memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Semenjak adanya virus covid 19 tahun lalu, upaya pemerintah dalam usaha meminimalisir penyebarannya yaitu dengan menerbitkan SE Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Nomor 19 Tahun 2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan Penyebaran COVID 19 di Lingkungan Instansi Pemerintah. Surat Edaran tersebut sebagai pedoman ASN dalam melaksanakan WFH (Work Form Home) bekerja dari rumah.

Dengan melihat kebijakan WFH maka seluruh administrasi terutama bagian pengelolaan kepegawaian mesti siap untuk menghadapi perihal tersebut. Maka memerlukan suatu Sistem Informasi Kepegawaian yang menunjang dalam kegiatan pelayanan terhadap pegawai ketika WFH.

Halaman depan SIMPEG LIPI, Sumber : Situs SIMPEG LIPI

Ada beberapa hal yang perlu perhatian dalam Sistem Informasi Kepegawaian.

Meningkatkan keakuratan informasi kepegawaian. Informasi akurat apabila informasi tersebut tidak salah, bias dan menyesatkan. Dalam hal ini perlunya integritas bagi pengelola kepegawaian dalam memberikan informasi kepegawaian seakurat mungkin dengan sistem verifikasi secara berjenjang. Pengelolaan data kepegawaian yang akurat sangat berguna dalam mengetahui track record seorang ASN, sehingga proses administrasi baik peruntukan mulai dari proses rekrutmen, promosi, pensiun mutasi dan penempatan seseorang dalam menduduki jabatan dapat terlaksanakan dengan baik.

Mempermudah akses informasi kepegawaian. Dalam era digital sekarang ini, semua informasi seseorang bisa mendapatkan dengan cepat kapan pun kita membutuhkan, asalkan ada perangkat pendukung dan jaringan internet. Dengan sistem informasi kepegawaian dan peremajaan data, kita dapat melihat daftar riwayat hidup, pekerjaan, keluarga, daftar gaji dan tunjangan pegawai tanpa harus mencari data kepada yang bersangkutan dan instansi yang terkait secara langsung. Selain itu lebih memudahkan bagian kepegawaian dalam pengurusan administrasi ASN. Selain itu pegawai juga bisa mengakses kebutuhan administrasi kepegawaian apabila memerlukan.

Menu di SIMPEG LIPI, Sumber : Buku panduan pengoperasian sistem informasi kepegawaian (SIMPEG) versi 1.0

Meningkatkan keamanan data kepegawaian. Selain fungsi informasi kepegawaian perlunya memiliki keamanan pada sistem informasi kepegawaian. Kerahasiaan data kepegawaian harus terjamin dan tersedia bagi individu yang berwenang, sehingga pihak yang tidak berkepentingan tidak dapat mengakses informasi tersebut. Salah satu cara dalam meningkatkan keamanan dengan penetration testing yaitu metode mensimulasikan serangan yang dilakukan terhadap jaringan tertentu untuk menemukan kelemahan/mendapatkan feedback bagi pengelola sistem dalam memperbaiki tingkat keamanan dalam jaringan tersebut. Keamanan informasi kepegawaian sangatlah berharga, karena apabila berada di pihak yang tidak bertanggung jawab bisa disalahgunakan.

Menciptakan keterpadauan data dan penggunaan informasi antar instansi (information sharing). Kita tidak memungkiri kenyataan di lapangan, bahawa setiap lembaga, pemerintah pusat dan pemerintah daerah mempunyai data kepegawaian sendiri-sendiri, belum adanya keterpaduan data dan penggunaan informasi antar instansi. Sehingga data tidak sinkron antara instansi satu dengan yang lain, yang mengakibatkan baik ASN maupun pengelola kepegawaian mengalami kesulitan.

Dalam menyikapi hal tersebut presiden sudah membuat peraturan nomor 39 tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia yang mempunyai pengertian “Satu data Indonesia adalah kebijakan tata kelola data pemerintah untuk menghasilkan data yang akurat, mutakhir, terpadu dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mudah diakses dan dibagipakaikan antar instansi pusat dan instansi daerah melalui pemenuhan standar data, meta data, interoperabilitas data dan menggunakan kode referensi dan data induk”.Pentingnya keterpaduan data dan penggunaan informasi antar instansi yang nantinya berjalan dengan baik, maka kita berharap ASN misterius tidak ada lagi.

Dengan adanya sumber daya manusia yang berintegritas tinggi dengan dukungan sistem informasi kepegawaian maka data ASN yang mutakhir dan terintegrasi dapat tercapai.