8 Tugas Front Office Hotel, Apa Saja? Ini Penjabarannya

Ilustrasi tugas front office hotel. Foto: Pixabay

Pegawai front office berperan dalam keberhasilan operasional sebuah hotel. Pasalnya, tugas pegawai front office hotel yang paling utama adalah menyambut kedatangan tamu.

Itulah mengapa pegawai front office di dunia perhotelan kerap dianggap sebagai "wajahnya hotel". Di bawah ini akan dijabarkan lebih detail mengenai tugas pegawai front office di perhotelan.

Tugas Front Office Hotel

Ilustrasi tugas front office hotel. Foto: Pexels

Mengutip buku Kiat Sukses Pengelolaan Bisnis Hotel Di Masa Pandemi Covid-19 karangan Singgih Saggitariono, dkk., berikut tugas front office hotel secara rinci.

1. Menyambut Tamu dan Proses Check-In

Telah disinggung sebelumnya, tugas utama dari pegawai front office adalah menyambut tamu yang datang ke hotel. Selain itu, pegawai yang biasa disebut sebagai resepsionis ini pun harus menyapa tamu dengan sikap ramah dan profesional.

Selama proses check-in, resepsionis akan memeriksa reservasi tamu, meminta identifikasi, dan memberikan informasi penting tentang fasilitas hotel serta durasi menginap.

2. Menangani Reservasi dan Pemesanan Kamar

Sebelum tamu datang, bagian front office juga bertanggung jawab menangani reservasi kamar. Ini bisa mencakup pemesanan yang dilakukan langsung oleh tamu, melalui agen perjalanan, atau melalui platform online.

Pengelolaan reservasi yang baik membantu hotel mengoptimalkan tingkat hunian kamar dan memastikan tidak terjadi overbooking yang dapat menimbulkan masalah.

3. Membantu Proses Check-Out dan Penyelesaian Pembayaran

Saat tamu selesai menginap, proses check-out juga ditangani oleh petugas front office. Proses check-out yang cepat dan efisien penting agar tamu meninggalkan kesan positif pada hotel, sehingga dapat memberikan ulasan baik dan meningkatkan loyalitas di masa depan.

4. Menangani Keluhan dan Permintaan Tamu

Tak jarang tamu memiliki keluhan atau permintaan khusus selama mereka menginap. Bagian front office harus siap menangani keluhan tamu dengan segera dan efisien.

Kemampuan pegawai front office dalam menangani masalah dengan cepat dan memuaskan sangat penting dalam menjaga kepuasan tamu dan mencegah munculnya ulasan negatif.

Baca Juga: 8 Tugas Resepsionis Hotel yang Paling Utama

5. Menyediakan Informasi dan Layanan Konsultasi

Front office juga berfungsi sebagai pusat informasi bagi tamu selama menginap. Dengan menyediakan informasi yang akurat dan bermanfaat, front office membantu tamu merasa nyaman dan mendapatkan pengalaman yang maksimal selama mereka berada di hotel.

6. Mengelola Komunikasi dan Koordinasi dengan Departemen Lain

Bagian front office perlu bekerja sama dengan berbagai departemen lain di hotel untuk memastikan semua aspek operasional berjalan lancar. Sebagai penghubung utama antara tamu dan hotel, front office sering berkoordinasi dengan departemen:

Kerja sama yang baik antara front office dengan departemen lain sangat penting untuk menjaga kualitas layanan hotel secara keseluruhan.

7. Mengelola Panggilan Telepon dan Pesan

Tugas lainnya dari front office adalah mengelola panggilan telepon baik dari tamu yang berada di hotel maupun calon tamu yang ingin melakukan reservasi.

Mereka juga bertugas mengarahkan panggilan ke departemen terkait jika diperlukan. Selain itu, resepsionis juga bertanggung jawab untuk menerima dan menyampaikan pesan yang penting bagi tamu.

Tugas ini memastikan bahwa tamu dapat selalu terhubung dan mendapatkan layanan sesuai kebutuhan mereka, sehingga menciptakan kenyamanan dan kepuasan selama menginap.

8. Memelihara Rekaman dan Dokumentasi

Bagian front office bertanggung jawab untuk menjaga catatan yang rapi dan akurat terkait transaksi dengan tamu, seperti data check-in dan check-out, tagihan, serta informasi reservasi.

Pemeliharaan catatan yang baik ini penting untuk memastikan kelancaran operasional hotel serta memudahkan pelacakan jika terjadi kesalahan atau perselisihan.

(NDA)