8 Tugas Resepsionis Hotel yang Paling Utama

Ilustrasi resepsionis hotel. Foto: Pexels

Resepsionis hotel merupakan posisi kunci dalam industri perhotelan karena berperan penting dalam memberikan pengalaman pertama yang baik bagi para tamu.

Sebagai wajah utama hotel, seorang resepsionis harus memiliki berbagai keterampilan, seperti komunikasi yang baik, pengetahuan tentang layanan hotel, serta kemampuan menyelesaikan masalah dengan cepat dan efisien.

Lantas, apa tugas resepsionis hotel? Untuk mengetahui informasi lebih dalam tentang tugas seorang resepsionis di dunia perhotelan, simak artikel ini hingga tuntas.

Tugas Resepsionis Hotel

Ilustrasi tugas resepsionis hotel. Foto: Pexels

Tugas resepsionis hotel utamanya adalah menjadi pegawai terdepan yang diamanahkan untuk menyambut tamu. Apabila masuk ke sebuah hotel, pelanggan akan langsung disambut resepsionis di meja depan, tepatnya setelah pintu masuk dan lobi.

Dirangkum dari buku Kantor Depan Hotel susunan susunan AG Darsono, berikut ini beberapa tugas lain yang diemban oleh seorang resepsionis hotel:

1. Menyambut dan Melayani Tamu

Salah satu tugas resepsionis hotel yang paling utama adalah menyambut tamu dengan ramah saat mereka tiba di hotel. Tamu yang baru datang diharapkan dapat merasakan sambutan yang hangat, sehingga mereka merasa nyaman sejak awal.

2. Memastikan Proses Check-in dan Check-out

Tugas resepsionis hotel lainnya adalah memastikan proses check-in dan check-out berjalan lancar. Ketika tamu datang untuk check-in, resepsionis akan memberikan kunci kamar, menjelaskan fasilitas hotel, serta memastikan semua kebutuhan tamu terpenuhi.

Saat check-out, resepsionis akan mengatur pembayaran, menyiapkan faktur, dan memeriksa kondisi kamar jika diperlukan.

4. Mengelola Reservasi

Resepsionis juga bertanggung jawab atas manajemen reservasi kamar. Tugas ini melibatkan konfirmasi pemesanan, pembatalan, atau perubahan tanggal menginap.

Selain itu, resepsionis juga harus mampu menggunakan sistem manajemen hotel untuk memastikan tidak terjadi overbooking atau masalah terkait ketersediaan kamar.

Baca Juga: Tugas dan Fungsi OJK dalam Mengawasi Sektor Jasa Keuangan

5. Mengelola Pembayaran dan Faktur

Tugas resepsionis hotel juga mencakup pengelolaan pembayaran. Mereka harus memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan benar, baik itu menggunakan kartu kredit, transfer bank, atau pembayaran tunai. Resepsionis juga harus menyiapkan faktur yang sesuai untuk tamu.

6. Menjawab Pertanyaan dan Keluhan Tamu

Tamu sering memiliki berbagai pertanyaan mengenai fasilitas hotel, destinasi wisata terdekat, hingga rekomendasi restoran di sekitar hotel. Tugas resepsionis adalah memberikan informasi yang akurat dan bermanfaat.

Selain itu, resepsionis juga harus mampu menangani keluhan tamu dengan profesionalisme tinggi. Menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat sangat penting untuk menjaga kepuasan tamu.

7. Melakukan Koordinasi dengan Departemen Lain

Resepsionis harus berkolaborasi dengan berbagai departemen di hotel, seperti housekeeping, restoran, dan keamanan. Misalnya, jika tamu memerlukan layanan tambahan seperti laundry atau meminta kamar untuk dibersihkan, resepsionis akan mengoordinasikan hal tersebut dengan tim housekeeping. Kolaborasi yang baik antar-departemen penting agar operasional hotel berjalan lancar.

8. Memberikan Layanan Tambahan

Beberapa hotel menyediakan layanan tambahan seperti pemesanan transportasi, pengaturan wisata, atau bantuan dalam hal-hal khusus seperti kebutuhan medis.

Resepsionis harus mampu mengelola permintaan tersebut dengan cepat dan efisien, sehingga tamu merasa puas dengan layanan yang diberikan.

(NDA)