Tata Cara Pengisian LPT Telepon Termudah
ยทwaktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Update tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarTata cara pengisian LPT telepon perlu diketahui karena menjadi salah satu prosedur komunikasi formal yang diterapkan di beberapa organisasi atau perusahaan. LPT atau lembar pesan telepon memuat catatan tertulis terkait percakapan telepon.
Hal ini dapat dijadikan sebagai referensi oleh pihak terkait di kemudian hari. Catatan tersebut juga bisa dimanfaatkan untuk mengingat kembali rincian percakapan yang dilakukan di hari sebelumnya.
Pengertian LPT
Sebelum mengetahui tata cara pengisian LPT, penting sekali memahami pengertian dari istilah tersebut. Lembar Pesan Telepon (LPT) merupakan salah satu lembar penting yang harus tersedia di dekat telepon suatu kantor.
Mengutip buku Microsoft Word 2021 untuk Administrasi Perkantoran Modern oleh Madcoms (2023), LPT digunakan untuk mencatat pesan telepon yang diperoleh jika sewaktu-waktu memperoleh informasi penting. LPT juga diartikan sebagai lembar informasi pesan resmi yang ditujukan kepada penerima pesan.
Biasanya, ditujukan untuk bos, direktur, atau pimpinan kantor lainnya. Seluruh informasi yang terdapat pada lembar pesan telepon harus sesuai dengan block note.
Tata Cara Pengisian LPT
Dalam menerima pesan telepon, penerima harus berusaha mencatat pesan tersebut dengan tepat dan cepat. Pesan tersebut harus ditulis secara lengkap dan rinci untuk menghindari kebingungan.
Bila perlu, gunakan buku catatan khusus untuk mengabadikan pesan-pesan yang masuk. Inilah tata cara pengisian LPT telepon yang bisa dijadikan referensi:
Lembar Pesan Telepon
Kepada:
Tanggal:
Jam:
Ditelepon oleh: Dikunjungi: ((Ya/Tidak) Penting: ((Ya/Tidak)
Alamat/ Nomor Telepon:
Akan menelepon (Ya/Tidak) Minta ditelepon: (Ya/Tidak) Janji: (Ya/Tidak)
Catatan: (Tulis sesuai pesan yang diperoleh pada saat menerima telepon)
Diterima oleh: (Tulis nama orang yang menerima telepon)
Mengacu pada LPT di atas, maka pesan yang perlu dicatat mencakup tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan, dan tanda tangan penerima telepon.
Jika catatan sudah lengkap, selanjutnya diletakkan di atas meja orang yang menerima pesan (pimpinan) agar mudah terlihat. Jika pimpinan sudah memeriksanya, maka LPT diletakkan kembali pada tempatnya (di dekat telepon).
Baca juga: Contoh Block Note Telepon dan Cara Mengisinya
Tata cara pengisian LPT ternyata tidak sesulit yang dibayangkan. Dengan adanya LPT, seluruh pesan yang masuk dapat disampaikan secara detail kepada pimpinan. (DLA)