Asas Pengolahan Arsip Statis yang Perlu Dipahami dalam Kearsipan
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarDalam pengolahan arsip statis, asas yang mengharuskan arsip tetap dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip disebut apa? Pertanyaan ini sering muncul dalam pembelajaran kearsipan karena berkaitan dengan prinsip dasar pengelolaan arsip statis.
Pengelolaan arsip yang terstruktur membantu mempertahankan hubungan antara dokumen dengan lembaga, organisasi, atau pihak yang menciptakannya.
Keteraturan dalam penataan arsip juga berperan menjaga nilai sejarah serta memudahkan penelusuran kembali ketika diperlukan.
Asas Pengolahan Arsip Statis dalam Satu Kesatuan
Dikutip dari anri.go.id, dalam pengolahan arsip statis, asas yang mengharuskan arsip tetap dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip disebut Prinsip Asal Usul atau Principle of Provenance.
Prinsip Asal Usul merupakan asas yang digunakan untuk menjaga arsip tetap berada dalam satu kesatuan pencipta arsip.
Arsip yang berasal dari suatu lembaga, organisasi, perusahaan, maupun perseorangan tidak boleh dicampurkan dengan arsip dari pencipta lain.
Tujuan utama penerapan prinsip ini adalah mempertahankan konteks penciptaan arsip sehingga hubungan antara dokumen dan penciptanya tetap dapat dipahami dengan jelas.
Dalam dunia kearsipan, konteks penciptaan memiliki peran yang sangat penting.
Sebuah arsip tidak hanya dinilai dari isi dokumennya, tetapi juga dari latar belakang siapa yang membuat, kapan dibuat, serta dalam kegiatan apa arsip tersebut digunakan.
Apabila arsip dari berbagai pencipta dicampur menjadi satu, nilai sejarah dan keterkaitan informasinya dapat berkurang bahkan hilang.
Arsip statis sendiri merupakan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan ditetapkan untuk disimpan secara permanen.
Arsip tersebut telah diverifikasi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan sehingga layak dipertahankan sebagai bagian dari memori kolektif bangsa.
Pengelolaan arsip statis dilakukan melalui beberapa tahapan yang saling berkaitan. Tahapan tersebut meliputi akuisisi arsip, pengolahan arsip, preservasi arsip, serta layanan akses dan pemanfaatan arsip.
Setiap tahap memiliki fungsi berbeda, tetapi semuanya bertujuan menjaga keberlangsungan arsip agar tetap dapat digunakan dalam jangka panjang.
Selain Prinsip Asal Usul, terdapat pula Prinsip Aturan Asli atau Principle of Original Order. Prinsip ini mengharuskan arsip tetap ditata sesuai susunan aslinya ketika masih digunakan oleh pencipta arsip.
Susunan tersebut dipertahankan agar hubungan antararsip tetap terlihat dan tidak kehilangan makna administratif maupun historis.
Kedua prinsip tersebut saling melengkapi dalam pengelolaan arsip statis. Prinsip Asal Usul menjaga identitas pencipta arsip, sedangkan Prinsip Aturan Asli menjaga struktur penataan yang telah digunakan sejak awal.
Penerapan keduanya membantu arsiparis mempertahankan keaslian dan integritas arsip.
Arsip Nasional Republik Indonesia mengelola berbagai arsip statis yang berasal dari kementerian, lembaga, badan usaha milik negara, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik, hingga arsip perseorangan.
Seluruh arsip tersebut dipelihara berdasarkan prinsip kearsipan yang berlaku agar tetap memiliki nilai bukti dan nilai sejarah.
Untuk memudahkan penemuan kembali arsip, tersedia berbagai sarana temu balik arsip statis. Salah satunya adalah Daftar Arsip Statis yang memuat nomor arsip, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, jumlah, serta kondisi arsip.
Sarana ini membantu pengguna menemukan arsip yang dibutuhkan secara lebih cepat. Sarana lain berupa Inventaris Arsip yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip.
Inventaris biasanya dilengkapi sejarah pencipta arsip, riwayat arsip, indeks, struktur organisasi, hingga petunjuk perubahan nomor arsip dari inventaris lama ke inventaris baru.
Tersedia pula Guide Arsip yang memberikan gambaran mengenai khasanah arsip statis secara keseluruhan maupun berdasarkan tema tertentu.
Kehadiran sarana tersebut memudahkan proses pencarian arsip tanpa harus membuka seluruh koleksi yang tersedia.
Pemanfaatan arsip statis tidak hanya dilakukan melalui layanan akses langsung. Arsip Nasional Republik Indonesia juga menerbitkan naskah sumber bertema tertentu serta menyelenggarakan pameran arsip konvensional maupun digital untuk memperluas akses masyarakat terhadap khazanah arsip nasional.
Dalam pengolahan arsip statis, asas yang mengharuskan arsip tetap dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip disebut Prinsip Asal Usul atau Principle of Provenance.
Penerapan prinsip tersebut membantu menjaga konteks penciptaan, keaslian, serta nilai sejarah arsip agar tetap terpelihara dari waktu ke waktu. (Suci)
Baca Juga: Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif Dilakukan Berdasarkan Prinsip