Sistem SAP: Pengertian, Cara Kerja, dan Kegunaannya

Ilustrasi menggunakan perangkat lunak sistem SAP untuk kepentingan perusahaan. Foto: Pixabay

Sistem SAP adalah salah satu perangkat lunak yang biasa digunakan dalam kepentingan bisnis atau perusahaan. Sistem ini banyak digunakan oleh perusahaan besar di Indonesia, terutama bagi pekerja di bidang IT.

Menurut situs SAP Software Solutions, sebenarnya SAP adalah nama perusahaan multinasional yang berkantor pusat di Walldorf, Jerman. Sistem aplikasi yang diciptakan oleh perusahaan ini membuat perusahaan SAP dikenal sebagai produsen perangkat lunak terkemuka di dunia untuk pengelolaan proses bisnis.

SAP masuk ke dalam jenis perangkat lunak yang sangat membantu perusahaan mengelola proses bisnis yang kompleks. SAP adalah sistem yang mengembangkan solusi yang memfasilitasi pemrosesan data dan aliran informasi yang efektif di seluruh organisasi.

Bagaimana sistem kerja SAP? Apa kegunaannya? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Pengertian Sistem SAP

Ilustrasi sistem SAP yang digunakan karyawan untuk berbagi data perusahaan. Foto: Pixabay

Apa itu SAP? SAP adalah singkatan dari Systems Applications and Products in Data Processing. SAP adalah salah satu software atau perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan atau dikenal dengan istilah enterprise resource planning (ERP).

SAP menciptakan sistem terpusat untuk sebuah bisnis yang memungkinkan setiap departemen bisa mengakses dan berbagi data umum, agar menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik bagi setiap karyawan di perusahaan.

Program SAP adalah perangkat lunak ERP paling banyak digunakan di pasaran dan berisi ratusan modul terintegrasi yang mencakup hampir setiap aspek manajemen bisnis.

ERP sendiri adalah sistem aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan sebuah bisnis mengelola fungsi utama mereka di satu tempat, yang meliputi departemen penjualan, pemasaran, pengadaan, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.

Melalui kemampuan ERP, fungsi-fungsi tersebut dapat dikomunikasikan dan direncanakan satu sama lain. Singkatnya, SAP adalah solusi perangkat lunak yang berada di bawah payung ERP.

Keunggulan Aplikasi SAP

Ilustrasi sistem SAP yang berguna untuk memonitor bidang-bidang yang ada di perusahaan. Foto: Pixabay

Melalui buku Panduan Karir di Dunia Teknologi Informasi terbitan Elex Media Komputindo, aplikasi SAP atau IDES adalah software operasional sistem SAP dengan kompleksitas yang tinggi. Software ini mampu melaksanakan berbagai fungsi yang berbeda sesuai dengan objektivitas perusahaan.

Software SAP ini terdiri dari sejumlah program besar dan sub-program yang memiliki instruksi terstruktur atau kode yang ditulis dalam bahasa pemrograman khusus SAP atau lebih dikenal adalah ABAP.

Bahasa ABAP inilah yang mengontrol perilaku komputer untuk merekam transaksi bisnis dan melakukan berbagai fungsi analisis.

Ketika program SAP sedang beroperasi, ia memiliki fungsi tertentu seperti fungsi di bidang finance, procurement, sales order, warehouse management, dan sebagainya.

Perusahaan yang menggunakan SAP di operasional mereka akan mengambil dan menyimpan database perusahaan dari segala aspek, sesuai dengan fungsi yang mereka gunakan untuk menjadikan kegiatan operasional mereka sehari-hari lebih efektif antardepartemen.

Software SAP tergolong mahal dan umumnya hanya dibeli oleh perusahaan, karena fungsi utama dari software SAP adalah untuk mengotomatisasi proses bisnis dari sebuah perusahaan tertentu. Selain itu, tidak setiap perusahaan membutuhkan program SAP.

Bagi kebanyakan perusahaan kecil dan menengah, fungsi yang ditawarkan oleh SAP terlalu berlebihan dan terlalu canggih untuk kebutuhan mereka.

Ada banyak alternatif dari SAP yang lebih murah dan sederhana, cocok untuk perusahaan kecil yang tidak memiliki anggaran yang besar untuk sistem IT.

Kekuatan sebenarnya dari software SAP akan maksimal, ketika sistem ini digunakan untuk mengelola perusahaan multinasional.

SAP digunakan hampir setiap perusahaan global, karena menawarkan kemampuan skalabilitas yang luar biasa dan dapat menangani operasi bisnis di tempat yang berbeda.

Bagaimana Sistem Kerja SAP?

Ilustrasi sistem kerja SAP untuk meningkatkan kegiatan operasional perusahaan. Foto: Pixabay

SAP mengumpulkan dan memproses data dari semua fungsi dalam bisnis di satu platform. SAP penting untuk banyak bisnis, karena memungkinkan setiap departemen untuk berkomunikasi satu sama lain dengan mudah.

Keberhasilan setiap organisasi bergantung pada komunikasi dan pertukaran data yang efektif tiap-tiap fungsinya. Oleh sebab itu, SAP hadir sebagai cara yang efektif untuk mendukung upaya tersebut.

Cara kerja sistem SAP dan fungsinya bagi perusahaan, yaitu sebagai berikut:

1. Modul Material Management

Cara kerja yang pertama adalah dengan menggunakan modul material management. Modul ini akan bekerja untuk mengurus setiap kegiatan pembelian ataupun pengelolaan dari inventaris perusahaan.

2. Modul Sales and Distribution

Modul yang kedua ialah sales and distribution yang berperan meningkatkan efisiensi setiap kegiatan operasional untuk proses shipping, sales, dan billing atas setiap order dari konsumen.

3. Modul Production Planning

Modul ini berfungsi untuk mengakomodir setiap aktivitas atas proses perencanaan dari kegiatan produksi di perusahaan.

4. Modul Financial Accounting

Modul financial accounting akan bekerja untuk mengkonsolidasikan seluruh laporan keuangan perusahaan. Dalam hal ini, seluruh proses akan dikerjakan satu sistem yang pastinya seluruh data akan lebih mudah terintegrasi dan meminimalisasi kesalahan perhitungan.

5. Modul Controlling

Modul yang terakhir adalah modul controlling. Modul ini akan mengontrol dan me-monitoring seluruh kegiatan serta pengelolaan data atas tiap-tiap divisi yang ada.

Model bisnis tradisional sering kali mendesentralisasikan data operasionalnya dalam database terpisah. Hal ini tentu menyulitkan karyawan untuk mengakses informasi satu sama lain.

Selain itu, duplikasi data dari beberapa departemen juga meningkatkan biaya penyimpanan sekaligus risiko kesalahan data.

Apa Kegunaan SAP?

Ilustrasi SAP yang membantu proses produksi menjadi lebih efisien. Foto: Pixabay

Mengutip dalam buku Sistem Informasi Akuntansi karya Faiz Zamzami, SAP berguna sebagai berikut:

1. Meningkatkan Pelayanan Konsumen

Dengan menggunakan SAP pada perusahaan, pemilik usaha bisa mendapatkan seluruh data dengan lengkap, mulai dari pra-produksi hingga pasca produksi.

Hal inilah yang nantinya dijadikan bekal informasi konkret terhadap respons konsumen, kondisi trend pasar, serta persaingan yang ada. Dengan demikian, pelaku usaha bisa mengambil langkah nyata untuk meningkatkan layanan konsumen menjadi lebih baik lagi.

2. Perencanaan Produksi Lebih Efisien

Melalui software SAP, proses perencanaan produksi juga akan lebih efisien, karena seluruh data sudah tersedia secara otomatis.

3. Efisiensi Monitoring

Salah satu keuntungan paling besar yang bisa didapat dengan memanfaatkan SAP adalah efisiensi dari segi monitoring.

Perusahaan dapat memonitor seluruh divisi hanya dengan satu alat yang sudah terintegrasi secara otomatis. Hal ini akan sangat menguntungkan bagi perusahaan besar dengan banyak divisi yang berbeda.

4. Peningkatan Keamanan Data Perusahaan

Keamanan data adalah salah satu fitur perangkat lunak SAP yang paling penting. Sistem ERP meningkatkan kualitas dan akurasi data, serta memberikan perlindungan data yang lebih baik melalui firewall dan sistem keamanan internal.

Jenis Software SAP

Ilustrasi menggunakan software SAP. Foto: Pexels

Dikutip dari laman Tech Target, ada beberapa jenis software SAP yang digunakan untuk operasional perusahaan, antara lain:

1. SAP Business Suite atau R/3

SAP Business Suite atau dikenal sebagai SAP R/3 adalah salah satu software ERP yang paling terkenal dan sudah lama digunakan.

Software ini dirancang menggunakan full customize system, yaitu sistem program yang disusun sesuai dengan keinginan pengguna dan memakai bahasa pemrograman sendiri atau ABAP (Advanced Business Application Programming).

SAP Business Suite menawarkan modul untuk manajemen sumber daya manusia, keuangan, logistik, penjualan, dan sebagainya. SAP jenis ini menyediakan solusi terintegrasi yang cocok diimplementasikan untuk bisnis skala kecil.

2. SAP All-in-One atau A1 (SAP IS)

SAP All-in-One atau dikenal juga sebagai SAP Industry Solutions (SAP IS) adalah produk turunan dari SAP Business Suite. SAP jenis ini juga menggunakan full customize system untuk memenuhi kebutuhan industri tertentu.

SAP A1 menawarkan fungsi yang lebih spesifik dan disesuaikan untuk berbagai sektor industri, seperti manufaktur, keuangan, kesehatan, dan banyak lagi. Produk ini diperuntukkan bagi perusahaan dengan kebutuhan bisnis skala menengah hingga besar.

3. SAP Business One atau B1

SAP Business One adalah software ERP yang membantu pengguna mengelola semua aspek bisnis mereka dengan harga terjangkau. SAP jenis ini mendukung inventaris, akuntansi dan keuangan, manajemen proyek, pembelian, penjualan, dan sebagainya.

SAP B1 menjadi produk yang paling ekonomis dari SAP serta mudah diimplementasikan dan diatur sesuai dengan skala bisnis pengguna. Karenanya, modul dari SAP ini cocok digunakan untuk semua jenis perusahaan.

4. SAP S/4 HANA

SAP S/4 HANA adalah software generasi terbaru dari SAP yang menggunakan teknologi in-memory database HANA, yaitu semua data dari source system disimpan dalam memori RAM.

Dalam sistem database konvensional, semua data komputer umumnya disimpan di hard disk. Namun, dengan in-memory database HANA, SAP dapat memuat data dari hard disk ke RAM dengan cepat.

Mengutip laman SAP Press, SAP S/4 HANA dapat membaca data dalam 5 nanodetik dibandingkan dengan database konvensional yang membutuhkan waktu sekitar 5 milidetik untuk membacanya.

Dengan kemampuan tersebut, SAP S/4 HANA memberikan kecepatan akses data dan analisis yang lebih tinggi, serta memiliki kemampuan untuk menganalisis data secara real-time. Karenanya, SAP ini cocok digunakan untuk mengelola data yang lebih kompleks dengan jumlah besar.

Baca Juga: Software Retail Grosir Terbaik, Ini Contoh dan Tips Memilihnya

(VIO & SFR)