Tahapan untuk Membuat Laporan Daftar Berkas pada Aplikasi SRIKANDI
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarTahapan untuk membuat laporan daftar berkas pada aplikasi SRIKANDI diperlukan saat pengelolaan arsip aktif dilakukan secara tertib dalam lingkungan instansi pemerintah.
Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan ketelitian pada setiap proses agar data tersusun rapi, mudah ditelusuri, serta tetap sesuai ketentuan kearsipan.
Setiap tahapan dilaksanakan secara berurutan sehingga proses pemberkasan berlangsung konsisten, terdokumentasi dengan baik, dan mendukung pengelolaan arsip secara sistematis.
Tahapan untuk Membuat Laporan Daftar Berkas pada Aplikasi SRIKANDI dengan SOP
Dikutip dari layanan.arsip.go.id, berikut adalah tahapan untuk membuat laporan daftar berkas pada aplikasi SRIKANDI sesuai Standar Operasional Prosedur Pemberkasan Arsip Aktif pada Aplikasi SRIKANDI Nomor SOP 45 Tahun 2022 yang disahkan pada 18 November 2022.
Tahap pertama dimulai dengan masuk ke aplikasi SRIKANDI melalui halaman login. Arsiparis memasukkan username dan password yang telah diberikan oleh Admin SRIKANDI.
Kelengkapan yang diperlukan pada tahap ini berupa aplikasi SRIKANDI serta akun pengguna yang masih aktif. Proses login diperkirakan memerlukan waktu sekitar dua menit hingga berhasil masuk ke halaman utama aplikasi.
Tahap kedua dilakukan dengan membuka menu Berkas, kemudian memilih submenu Daftar Berkas Aktif. Langkah ini berfungsi menampilkan daftar berkas yang telah tersedia sekaligus menjadi tempat pengelolaan pemberkasan arsip aktif.
Waktu pelaksanaan pada tahap ini sekitar satu menit hingga menu daftar berkas aktif berhasil terbuka.
Tahap ketiga merupakan proses pemeriksaan ketersediaan berkas. Arsiparis memastikan terlebih dahulu apakah berkas yang dibutuhkan sudah tersedia pada daftar berkas aktif.
Apabila berkas yang diperlukan telah tersedia, proses dapat langsung dilanjutkan menuju pemberkasan naskah dinas tanpa membuat folder baru.
Cara ini digunakan apabila klasifikasi dan identitas berkas sudah sesuai dengan dokumen yang akan dimasukkan.
Apabila berkas belum tersedia, proses dilanjutkan dengan membuat berkas baru. Tahap ini dilakukan melalui menu pembuatan berkas dengan melengkapi seluruh data yang diperlukan secara benar agar struktur arsip tetap teratur.
Saat membuat berkas baru, terdapat beberapa kolom yang wajib diisi secara lengkap, meliputi:
Nama Berkas yang berisi indeks berkas.
Klasifikasi yang berisi klasifikasi arsip.
Uraian yang memuat isi atau uraian informasi berkas.
Lokasi Fisik apabila arsip memiliki bentuk fisik yang disimpan pada lokasi tertentu.
Kategori Berkas, misalnya kategori Arsip Covid-19, Arsip Negara Periode 2014–2019, maupun tema lain sesuai kebutuhan.
Kategori khusus juga dapat dipilih apabila berkas termasuk Arsip Vital, Arsip Terjaga, maupun Arsip Memori Kolektif Bangsa (MKB).
Setelah seluruh data selesai diisi, tombol Simpan dipilih untuk menyimpan folder berkas ke dalam aplikasi SRIKANDI. Proses ini diperkirakan memerlukan waktu sekitar empat menit hingga folder berhasil dibuat.
Tahap kelima berupa pemberkasan naskah dinas ke dalam berkas yang telah tersedia. Proses ini dibedakan menjadi pemberkasan naskah masuk dan pemberkasan naskah keluar.
Pemberkasan naskah masuk diawali dengan membuka menu Naskah Masuk. Selanjutnya dipilih ikon Berkas pada kolom aksi yang tersedia.
Setelah jendela Form Pemberkasan muncul, berkas yang telah dibuat dipilih sebagai tujuan penyimpanan dokumen.
Langkah terakhir dilakukan dengan menekan tombol Simpan sehingga naskah masuk resmi terhubung ke dalam berkas tersebut. Waktu yang diperlukan sekitar tiga menit.
Pemberkasan naskah keluar dilakukan melalui menu Naskah Keluar. Ikon Berkas pada kolom aksi dipilih sehingga jendela Form Pemberkasan ditampilkan.
Arsiparis kemudian memilih berkas yang sesuai sebelum menekan tombol Simpan. Proses ini juga diperkirakan berlangsung sekitar tiga menit hingga naskah keluar berhasil diberkaskan.
Hasil dari tahap kelima ialah seluruh naskah dinas masuk maupun naskah dinas keluar telah tersimpan pada folder berkas yang tepat sehingga hubungan antara dokumen dan klasifikasi arsip tetap terjaga.
Tahap terakhir dilakukan dengan menutup berkas apabila seluruh kegiatan telah selesai. Penutupan dilakukan melalui submenu Daftar Berkas Aktif pada menu Berkas, kemudian memilih ikon bergambar gembok.
Langkah tersebut menandakan bahwa pemberkasan telah selesai dan berkas tidak lagi digunakan untuk penambahan dokumen pada kegiatan yang sama. Waktu pelaksanaan sekitar satu menit hingga status berkas berubah menjadi tertutup.
Seluruh rangkaian pekerjaan dalam SOP memiliki norma waktu sekitar 17 menit sejak login hingga penutupan berkas.
Pelaksanaan setiap langkah secara berurutan membantu menjaga keteraturan arsip aktif, memudahkan penelusuran dokumen, serta memastikan setiap naskah dinas tersimpan pada klasifikasi yang sesuai.
Penerapan tahapan untuk membuat laporan daftar berkas pada aplikasi SRIKANDI secara konsisten membantu menjaga kerapian pengelolaan arsip elektronik sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
Setiap proses yang dijalankan secara tertib mendukung penyimpanan dokumen dinas agar tetap mudah ditelusuri, terorganisasi, dan siap digunakan ketika diperlukan. (Shofia)
Baca Juga: SRIKANDI adalah Aplikasi Umum Pertama yang Ditetapkan Berdasarkan Keputusan