Pengertian Dokumen, Fungsi, dan Jenis-jenisnya

Ilustrasi Pengertian Dokumen. Foto: Pexels.com/Andrea Piacquadio

Dokumen berperan dalam pengarsipan informasi, komunikasi, dan pengambilan keputusan. Dokumen juga memiliki jenis yang beragam dengan tujuannya masing-masing.

Dokumen terdapat dalam berbagai bidang seperti bisnis, pendidikan, dan administrasi. Agar lebih jelas, artikel ini akan membahas pengertian dokumen, fungsi, dan jenis dokumen yang sering digunakan dalam banyak bidang.

Pengertian Dokumen

Ilustrasi Pengertian Dokumen. Foto: Pexels.com/Cottonbro Studio

Dokumen adalah rekaman tertulis, visual, atau digital yang berisi informasi relevan. Dokumen dapat berupa teks, gambar, grafik, atau kombinasi dari semuanya.

Pengertian dokumen ini mencakup berbagai bentuk seperti surat, laporan, buku, dan banyak lagi. Dokumen sering kali digunakan untuk menyimpan, menyampaikan, dan mengorganisasi informasi.

Dokumen juga dapat didefinisikan sebagai rekaman tertulis atau visual yang menyimpan informasi. Dokumen dapat hadir dalam berbagai format, termasuk kertas, elektronik, atau bahkan audio. Berkas tersebut berperan penting dalam memudahkan penyebaran pengetahuan dan komunikasi di berbagai sektor.

Baca Juga: Pengertian Arsip dan Jenis-jenisnya

Fungsi Dokumen

Ilustrasi Pengertian Dokumen. Foto: Pexels.com/Pixabay

Dokumen memiliki berbagai fungsi penting dalam kehidupan. Beberapa fungsi utama dokumen adalah:

1. Pengarsipan Informasi

Dokumen digunakan untuk menyimpan data dan informasi yang dapat diakses kapan saja dibutuhkan. Mereka membantu menghindari kehilangan informasi penting.

2. Komunikasi

Dokumen memungkinkan individu berkomunikasi dengan orang lain. Ini bisa berupa surat resmi, email, atau pesan teks.

3. Pengambilan Keputusan

Dokumen seperti laporan atau analisis data membantu dalam pengambilan keputusan yang berbasis pada fakta dan bukti.

4. Bukti Hukum

Dalam konteks hukum, dokumen dapat menjadi bukti penting dalam kasus hukum. Mereka digunakan untuk mendukung klaim atau membuktikan kesalahan.

Dokumen berperan signifikan dalam membantu manusia mengelola informasi, berkomunikasi, dan mengambil keputusan yang tepat.

Jenis-jenis Dokumen

Ilustrasi Pengertian Dokumen. Foto: Pexels.com/Element Digital

Dokumen dapat dibagi menjadi berbagai jenis, tergantung pada kontennya dan tujuannya. Beberapa jenis dokumen yang umum ditemui adalah:

1. Dokumen Resmi

Ini termasuk surat-surat resmi, kontrak, dan perjanjian. Dokumen resmi memiliki kekuatan hukum dan biasanya harus memenuhi persyaratan tertentu.

2. Dokumen Pendidikan

Ini mencakup rapor, ijazah, dan transkrip akademik. Dokumen ini digunakan untuk mengikuti perkembangan pendidikan seseorang.

3. Dokumen Bisnis

Dokumen bisnis meliputi laporan keuangan, proposal proyek, dan dokumen kontraktual bisnis. Mereka membantu dalam menjalankan bisnis dengan efisien.

4. Dokumen Pribadi

Ini adalah dokumen yang digunakan dalam kehidupan sehari-hari, seperti catatan pribadi, jurnal, atau rencana perjalanan.