Ciri Organisasi yang Berhasil Melakukan Transformasi Struktur dan Sistem Kerja

Ilustrasi kerja di kantor. Foto: Aditia Noviansyah/kumparan

Jalan menuju horizontal berhadapan dengan isu-isu terkait rusaknya semangat kerja yang berkontribusi dalam penurunan kesehatan mental pegawai. Padahal ketika pegawai bersemangat dan merasa diperhatikan, mereka siap untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan harapan organisasi yaitu untuk tetap bergerak, selalu terdepan dan tetap relevan dalam bidang tugasnya.

Mencapai keberhasilan merupakan tujuan dari upaya transformasi organisasi. Organisasi yang telah sukses melakukan transformasi dapat dijadikan tolak ukur keberhasilan tersebut. Disadur dari tulisan Samantha Slade (Going Horizontal, 2018) berikut indikator yang menunjukkan kesuksesan penerapan organisasi dan pola pikir horizontal di dunia kerja. Perlu diingat bahwa indikator ini merupakan standar pencapaian yang memerlukan waktu bertahun-tahun untuk mencapainya melalui perubahan-perubahan kecil secara terus menerus.

- Saling berbagi tanggung jawab dan akuntabilitas sesama rekan kerja

Sebagian orang berpikir bahwa pola pikir non-vertikal berarti tidak ada manajemen sama sekali. Kenyataannya justru sebaliknya, pola pikir horizontal membuat setiap orang memiliki standar yang lebih tinggi. Banyak aktivitas yang pernah menjadi tanggung jawab manajer didistribusikan kepada pegawai sehingga dengan demikian tanggung jawab menjadi milik bersama.

- Setiap individu memiliki jiwa kepemimpinan

Dasar pemikiran dari pola pikir horizontal adalah bahwa orang dapat mengelola diri sendiri, di antara mereka sendiri. Tidak perlu ada seseorang yang berwenang memberikan izin atau persetujuan untuk melakukan sesuatu atas nama orang lain (setidaknya dalam level tertentu). Kebanyakan orang cenderung berpikir bahwa pemimpin adalah orang-orang yang berada di puncak organisasi. Namun, dalam organisasi horizontal asosiasi ini kurang tepat. Pola pikir non-vertikal adalah setiap individu memiliki jiwa kepemimpinan di mana pun diposisikan dalam suatu organisasi dan apapun sifat pekerjaannya. Jika melihat sesuatu tidak berfungsi dalam pekerjaan maka reaksi yang diharapkan dari pegawai adalah langsung melakukan penanganan melalui tindakan perbaikan, pemeliharaan atau mengajukan proposal apabila hal tersebut di luar batas kewenangannya. Siapa pun yang bekerja secara mandiri perlu menjadi pemecah masalah, berpikiran kritis, membuat keputusan, seorang manajer dan pada akhirnya menjadi seorang pemimpin.

- Tidak merasa dipaksa dan saling menghormati komitmen

Orang tidak merasa dipaksa oleh satu sama lain di dalam organisasi horizontal tetapi bukan berarti orang boleh melakukan apa pun yang mereka inginkan. Untuk memahami hal ini membutuhkan nuansa berpikir melalui sudut pandang organisasi. Dalam kasus tertentu wewenang harus didistribusikan kepada kelompok dan kelompok tersebut akan memutuskan tiap permasalahan bersama-sama. Di kasus lain, demi kebaikan satu kelompok, akan menjadi lebih baik apabila ada seseorang yang memberi keputusan untuk kelompok tersebut. Agar pola pikir horizontal bekerja dengan baik, setiap orang harus saling menghormati komitmen bila tidak maka akan timbul rasa keterpaksaan di antara rekan-rekan kerja.

- Bertindak secara partisipatif dan responsif

Horizontal tidak berarti timbul kekacauan dalam bekerja. Budaya non-vertikal yang berhasil adalah partisipatif dan responsif. Muncul sebuah pemikiran bahwa mendelegasikan proses kepada satu atau beberapa kelompok akan menambah waktu dan hambatan. Tentu saja jika tanggung jawab tersebut diberikan tanpa pemikiran yang matang maka banyak pekerjaan tidak akan selesai. Namun, jalan horizontal mengatasi semua ini dengan struktur yang terbukti mampu mengelola budaya partisipatif dengan lancar.

Saat rantai komando disederhanakan, struktur hierarki vertikal digantikan oleh struktur yang lebih ringan dan tidak kaku. Berisi elemen-elemen seperti jabatan yang disertai tujuan, akuntabilitas dan penilaian terukur. Metode pengambilan keputusan yang jelas, rapat yang terdokumentasikan dengan baik serta mekanisme yang mempererat hubungan kerja. Organisasi mandiri yang berhasil, tidak akan takut dan lepas kendali ketika ada krisis atau tenggat waktu yang membuat stres. Malah sebaliknya rasa saling percaya yang terbangun bersama rekan kerja justru banyak membantu penyelesaian masalah.

- Organisasi menjadi lebih adil dan produktif sesuai norma dan aturan yang ada

Organisasi horizontal ditantang untuk memiliki tujuan yang lebih bermakna dan cara yang lebih adil. Baik dalam penghasilan, bagi hasil, dampak lingkungan atau pergaulan. Cara yang dilakukan untuk menjauhi cara saling memanfaatkan, menggunakan pemaksaan, dan lebih memprioritaskan pria dimana hal tersebut mencerminkan paradigma budaya yang telah tumbuh pada organisasi vertikal saat ini. Satu-satunya cara sebuah organisasi dapat sepenuhnya horizontal adalah jika organisasi tersebut memiliki arti bagi para pekerjanya sehingga lebih mudah menumbuhkan individu-individu yang memiliki jiwa kepemimpinan tinggi untuk memberikan kontribusi pada organisasi.

Sediakan Ruang Belajar

Bagaimana kita bisa mewujudkan transformasi ini tanpa merasa frustrasi dan kewalahan atau tanpa menjadi bumerang masalah?

Berpindah dari cita-cita ke tindakan tidaklah mudah. Masih ada asumsi pemikiran yang mendukung cara-cara vertikal dan menahan perkembangan perilaku baru. Ketika akan memulai perubahan yang diharapkan adalah tersedianya panduan, instruksi atau buku resep yang mudah sehingga kebanyakan orang berpikir bahwa ketika beralih ke sistem baru mereka harus pandai dalam hal itu sejak awal dan telah mengetahui semua detail proses perjalanan. Lalu transformasi ini dibayangkan akan menjadi besar, komprehensif dan luar biasa sehingga mulai berasumsi bahwa mereka perlu memulai semacam revolusi dengan dukungan penuh dari para pemimpin organisasi sebelum mereka dapat melakukan apa pun. Maka tidak heran apabila banyak organisasi yang terjebak dalam pemikirannya sendiri.

Ibarat seorang anak yang baru tumbuh berjalan dan berbicara tentu akan menemui beberapa kegagalan, beberapa kali percobaan dan kesalahan. Demikian juga bila berubah ke sistem kerja baru, perlu disediakan ruang untuk kesalahan dan pembelajaran. Ruang untuk pembelajaran ini penting agar jangan sampai mengambinghitamkan upaya transformasi ketika dalam perjalanan proses perubahan ditemukan kendala hingga akhirnya berusaha untuk kembali ke cara lama.

Organisasi saat ini dihadapkan pada tantangan masa depan sistem kehidupan di mana segala sesuatunya terus berubah, dituntut untuk selalu siap merespon perubahan di dalam dan di sekitarnya. Untuk bisa berenang Anda harus siap basah, untuk bisa bersepeda Anda harus siap jatuh bangun. Tidak ada tongkat ajaib untuk bertransformasi dan akan ditemui hambatan dalam perjalanan perubahan. Jalan terbaik untuk berubah adalah melalui latihan, latihan, dan latihan.

Tulisan lain yang terkait :

Mendorong Perubahan Organisasi dan Sistem Kerja Pemerintahan

Alasan Organisasi Melakukan Transformasi Struktur dan Sistem Kerja