5 Contoh Notulen Rapat, Beserta Pengertian, Isi, dan Cara Membuatnya
Menyajikan beragam informasi terbaru, terkini dan mengedukasi.
·waktu baca 6 menit
Tulisan dari Kabar Harian tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarNotulen rapat merupakan sebuah catatan yang berisi rangkuman dari suatu rapat yang ditulis oleh seorang notulis. Contoh notulen rapat umumnya dibagikan seorang notulis kepada seluruh anggota rapat.
Biasanya hasil notulen akan menjadi dokumen penting dan rujukan untuk rapat selanjutnya. Meski sederhana, menyusun notulen bukan hal yang mudah, terlebih jika pertemuan berlangsung lama dan memiliki banyak pembahasan.
Hal tersebut karena seorang notulis harus mencatat seluruh detail yang dibahas dalam pertemuan rapat. Oleh sebab itu, seorang notulis harus cekatan mencatat poin-poin penting hasil rapat.
Apa Itu Notulen Rapat?
Menurut buku Komunikasi Bisnis, Edisi 3 oleh Djoko Purwanto, M.B.A, notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung. Notulen mencakup semua hal yang terjadi dalam pertemuan.
Lebih lanjut, menurut buku Diklat Penyelenggaraan Bangunan Gedung Tingkat Dasar oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, notulen adalah catatan ringkas, padat, sistematis dari suatu kegiatan sidang.
Fungsi notulen sangat penting bagi kegiatan rapat tersebut. Sebab seluruh rincian kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis dalam notulen.
Tugas Seorang Notulen
Menurut buku Diklat Penyelenggaraan Bangunan Gedung Tingkat Dasar oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, berikut tugas seorang notulen dalam suatu rapat:
Mencatat topik permasalahan
Mencatat waktu dan tempat diskusi dilaksanakan
Mencatat jumlah peserta
Menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung dalam diskusi
Menuliskan kesimpulan atau hasil diskusi
Mendokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan
Apa Saja Isi Notulen Rapat?
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, notulen rapat berisi catatan secara rinci tentang pembahasan dalam suatu rapat. Lalu, apa saja isi notulen rapat yang dihasilkan oleh seorang notulis?
Mengutip dari buku Diklat Penyelenggaraan Bangunan Gedung Tingkat Dasar oleh Kementerian Pekerjaan umum dan Perumahan Rakyat, isi notulen rapat yang dibuat seorang notulis dan juga pihak-pihak yang wajib menandatanganinya meliputi:
Siapa yang Menandatangani Notulen?
Notulen hasil rapat akan ditandatangani oleh seluruh pihak yang dianggap penting dan bertanggung jawab atas terlaksananya rapat tersebut. Adapun beberapa pihak yang menandatangani notulen rapat, antara lain:
Ketua
Wakil Ketua
Sekretaris
Notulis
Apa yang Harus Dicantumkan dalam Notulen Rapat?
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dicantumkan dalam sebuah dokumen notulen rapat. Berikut ini hal-hal yang harus kamu cantumkan dalam notulen rapat:
Tujuan kegiatan rapat atau sidang
Hal-hal yang dibahas dalam rapat
Saran dan keputusan dari pelaksanaan acara
Waktu pelaksanaan kegiatan
Pihak yang terkait atau hadir dalam acara
Cara Membuat Notulen Rapat
Merangkum dari buku Diklat Penyelenggaraan Bangunan Gedung Tingkat Dasar oleh Kementerian Pekerjaan umum dan Perumahan Rakyat, berikut ini persiapan dan cara membuat notulen rapat yang bisa kamu terapkan secara langsung:
Persiapan Membuat Notulen Rapat
Terdapat beberapa persiapan membuat notulen rapat, yaitu:
Siapkan perlengkapan yang diperlukan.
Buat format notulen untuk memudahkan proses menulis.
Merekam proses kegiatan rapat untuk membantu membuat notulen di akhir.
Cara Membuat Laporan Hasil Rapat
Setelah membahas isi notulen dan pihak yang wajib menandatanganinya, kamu juga perlu mengetahui susunan notulen yang harus diperhatikan saat membuatnya. Berikut ini susunan cara membuat laporan hasil rapat atau notulen:
1. Kepala notulen
Kepala notulen merupakan bagian awal dari penulisan notulen. Adapun kepala notulen berisi beberapa hal, di antaranya sebagai berikut:
Nama atau tema yang dibahas
Hari dan tanggal acara dilaksanakan
Waktu (jam) pelaksanaan acara
Tempal pelaksanaan acara
Unsur-unsur yang terlibat dalam acara (Ketua dan Wakil Ketua, sekretaris, notulis, dan peserta).
2. Isi notulen
Isi notulen adalah bagian dari notulen, misalnya, hal-hal yang dibahas dan hasil keputusan rapat. Isi notulen ditulis agar dapat membedakan dari susunan sistematis. Susunan sistematika dalam isi notulen dapat dibagi menjadi empat, yaitu:
Kata pembuka
Pembahasan
Pembacaan keputusan
Waktu (jam) penutupan
3. Bagian akhir
Bagian akhir ini merupakan hal terakhir yang terkandung di dalam notulen. Isinya membahas penjelasan tentang hal-hal akhir penulisan notulen. Bagian akhir notulen dibagi menjadi tiga, yaitu:
Nama jabatan
Nama pajabat, pangkat, dan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil (NIP)
Contoh Notulen Rapat
Berikut ini beberapa contoh notulen rapat yang bisa kamu pahami sebelum membuatnya:
Contoh 1
NOTULEN RAPAT
Sidang/Rapat Hari, Tanggal: Rapat Selasa, 10 Maret 2020
Waktu Sidang/Rapat: 9.00 WIB – Selesai
Tempat: Ruang Rapat Kenanga Kantor Gubernur Riau
Acara: Rapat Kesiapsiagaan dalam Penanganan COVID 19 di Provinsi Riau
Pimpinan Sidang/Rapat: Gubernur Riau Notulis : T. RAHMADIAH WAHYUNINGSIH
Peserta Sidang/Rapat:
Kejati
RSUD Provinsi Riau
Dinas Kesehatan Provinsi Riau
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota di Provinsi Riau
RS – RS Swasta di Kota Pekanbaru
Kegiatan Sidang/Rapat:
1. Pembukaan: Rapat ini dibuka oleh Gubernur Riau. Rapat ini membahas tentang penanganan COVID 19 di Provinsi Riau.
2. Pembahasan:
a. Gubernur Riau menyampaikan beberapa hal terkait penanganan COVID 19 di Provinsi Riau, yaitu:
Ada keseragaman sikap dalam menghadapi dan menangani COVID-19, yaitu bahwa kita jangan panik tetapi, tetap waspada.
Adanya standar (SOP) untuk menangani COVID 19.
Contoh 2
NOTULEN
Nama/Tema yang Dibahas: Kelas Pengembangan Diri Kesetaraan (Sosialisasi Bahaya Narkoba, Kenakalan Remaja, dan Keselamatan Lalu Lintas)
Hari/Tanggal Pelaksanaan: Rabu, 24 Agustus 2016
Waktu: 14.00 – 17.00 WIB
Tempat: Aula SKB Kulon Progo
Acara:
Acara dimulai dengan:
Pembukaan
Sambutan ketua panitia (PJ proker)
Sambutan dari SKB (Eko Adi Saputra, S.pd.),
Penyampaian materi (Mujahidin,S.pd.),
Sesi tanya jawab
Penyelesaian,
Penutup
Unsur-unsur yang Terlibat dalam Rapat:
Ketua (PJ): Tifa Musdalifah
Notulis: Diyah Lestari
Pemateri: Mujahidin, S.pd. (Polsek Wates)
Peserta: Peserta didik Kesetaraan (Paket A,B, dan C)
Pembahasan:
a. Apakah kenakalan remaja itu?
b. Bagaimana mengenali narkoba dan cara pencegahannya?
c. Apa saja hal-hal dalam kenyamanan berlalu lintas?
Contoh 3
Notulen Rapat Pertemuan
HISWANA MIGAS DPC DKI JAYA, SPBU, DAN PT. PERTAMINA
Hari/tanggal: Rabu, 8 November 2017,
Waktu: 11.00 s/d 14.00 WIB
Tempat: Penang Bistro Kebon Sirih
Hadir:
Bapak Muhamad Irfan - GM MOR III PT. Pertamina
Bapak Nurhadiya - Manager Fuel Retail marketing MOR III PT. Pertamina
Bapak Ivan - SR PT. Pertamina
Pembukaan:
Ibu Anita Dewi: dalam sambutannya beliau mengungkapkan rasa terima kasih atas kehadiran para undangan yang hadir dalam acara pertemuan ini, juga tidak lupa mengucapkan terima kasih untuk Bapak Muhammad Irfan dan juga Bapak Nurhadiya.
Dalam pertemuan ini Ibu Anita ingin membahas permasalahan yang ada pada bidang SPBU DKI Jakarta Khususnya.
Berikut uraian singkat pertemuan:
Kompetitor baru:
GME merupakan bagian dari strategi pemasaran pertamina.
Contoh 4
Form Notulen Rapat
Judul rapat: Evaluasi pelaksanaan awal perkuliahan dan pembentukan panitia pemilihan dekan, dan lain-lain.
Tanggal: 12 Mei 2017
Peserta:
Pimpinan Rapat: Dekan, Prof. Dr. Hj. Hasmyati, M.Kes.
Anggota: (terlampir di daftar hadir peserta rapat)
Agenda rapat: Evaluasi Serapan anggaran RKA-KL FSD Tahun 2017
Pembahasan: Laporan realisasi serapan anggaran dan rencana kegiatan unit-unit di FSD.
Hasil rapat: Realisasi serapan anggaran RKA-KL Tahun 2017 menjelang triwulan kedua baru mencapai 30 persen. Penggunaan anggaran yang lambat dimulai ini menyebabkan realisasi serapan menjadi rendah.
Contoh 5
Notulen Rapat Tim Creative PT YRT November 2021
Tanggal: 16 November 2021
Waktu: 14.00 WIB – 16.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat 1 PT YRT di Jl. Surapati 15, Bandung
Tujuan Pembahasan: Penentuan Design Language di Tahun 2022
Anggota yang Hadir: Alex (Head of Creative Team), Kirin (Creative Designer), Arka (Creative Designer), Luna (Head of Marketing), Astrid (Copywriter)
Pembahasan:
Mengevaluasi design language pada 2021.
Menentukan output kreatif apa saja yang akan ditunjukkan pada 2022.
Hasil Keputusan:
Primary color yang akan selalu ada dalam desain adalah warna kuning, merah, dan biru.
Output yang akan dihasilkan adalah infografis dan video pendek.
Bekerja sama dengan tim marketing untuk membuat desain yang menarik minat audiens.
(FNS)
Frequently Asked Question Section
Apa yang dimaksud notulen rapat?
Apa yang dimaksud notulen rapat?
Laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung atau catatan ringkas, padat, dan sistematis.
Apa saja isi notulen rapat?
Apa saja isi notulen rapat?
Isi notulen mencakup semua hal yang terjadi dalam pertemuan seperti tujuan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat, saran dan keputusan dari pelaksanaan acara, waktu pelaksanaan kegiatan, hingga pihak yang terkait atau hadir dalam acara.
Apa tugas dari seorang notulen?
Apa tugas dari seorang notulen?
Mencatat topik permasalahan, mencatat waktu dan tempat diskusi dilaksanakan, mencatat jumlah peserta, menyimak dan menulis segala hal atau proses yang berlangsung dalam diskusi, menuliskan kesimpulan atau hasil diskusi, dan endokumentasikan catatan tentang diskusi yang telah dilakukan.