Perbedaan Invoice dan Kuitansi dalam Pencatatan Keuangan

Ilustrasi kuitansi. Foto: Fitra Andrianto/kumparan

Invoice dan kuitansi merupakan bukti transaksi yang biasa digunakan dalam pencatatan keuangan. Bukti ini berkaitan erat dengan kas kecil dan kas besar yang dimiliki oleh perusahaan.

Invoice adalah nama lain dari faktur. Dalam ilmu akuntansi, invoice didefinisikan sebagai bukti transaksi pembelian dan penjualan secara yang dilakukan secara kredit.

Sementara kuitansi adalah bukti transaksi saat proses penerimaan sejumlah uang. Bukti ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran.

Dari definisi tersebut, dapat dilihat perbedaan antara invoice dan kuitansi. Agar lebih paham, simak informasi lengkapnya dalam artikel berikut ini.

Perbedaan Invoice dan Kuitansi

Ilustrasi akuntan sedang mencatat kwitansi. Foto: Shutterstock

Selain dari definisinya, perbedaan invoice dan kuitansi juga bisa dilihat dari fungsi, penggunaan, waktu terbit, dan aspek lainnya. Berikut penjelasannya yang bisa Anda perhatikan:

1. Waktu penerbitan

Mengutip buku Akuntansi Perbankan dan Keuangan Mikro susunan Fathkhudin Aziz (2018), invoice diterbitkan oleh pihak penjual sebelum proses pembayaran. Penerbitan invoice dilakukan sebagai permintaan pembayaran atas transaksi yang telah dilakukan.

Sementara kuitansi diterbitkan oleh pihak penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan. Dokumen transaksi ini diterbitkan sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima.

2. Fungsi

Fungsi utama invoice adalah sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli atas barang atau jasa yang telah dibeli. Invoice mencakup rincian tentang jumlah yang harus dibayarkan, tanggal jatuh tempo pembayaran, deskripsi barang atau jasa, dan informasi lain terkait transaksi.

Sementara kuitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran yang diterima oleh pihak penjual dan juga sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh pembeli. Dokumen ini mencatat rincian pembayaran, termasuk jumlah yang telah dibayarkan, tanggal pembayaran, dan informasi penting lainnya.

3. Bukti pembayaran

Invoice bukan merupakan bukti pembayaran. Dokumen ini hanya berfungsi sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli. Sementara kuitansi berfungsi sebagai bukti pembayaran yang sah bahwa pembeli telah melakukan pembayaran kepada penjual.

4. Status pembayaran

Status invoice menunjukkan bahwa pembayaran masih harus dilakukan oleh pembeli. Invoice menjadi utang bagi pembeli hingga pembayaran dilakukan.

Kuitansi menunjukkan bahwa pembayaran telah berhasil dilakukan oleh pembeli kepada penjual. Dengan diterbitkannya kuitansi, transaksi dianggap selesai dan telah dilakukan pembayaran.

5. Penggunaan

Invoice digunakan oleh pihak penjual untuk mengirimkan permintaan pembayaran kepada pembeli. Dokumen ini juga digunakan sebagai referensi untuk pencatatan keuangan perusahaan.

Sementara kuitansi digunakan sebagai bukti pembayaran yang sah dan dapat dijadikan referensi oleh pembeli untuk keperluan pengelolaan keuangan pribadi atau administrasi bisnis.

Baca juga: 10 Cara Membuat Laporan Keuangan dengan Siklus Akuntansi

Apakah Invoice dan Kuitansi Berbeda dengan Nota?

Ilustrasi Akuntan mencatat nota kontan. Foto: Shutterstock

Invoice dan kuitansi berbeda dengan nota. Mengutip buku Administrasi Transaksi untuk SMK/MAK Kelas XI susunan Binti Mahtumah (2018), nota umumnya dibuat oleh pihak penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi penjualan.

Nota dibagi menjadi dua jenis, yakni nota kredit dan nota kontan. Berikut definisi dan karakteristiknya masing-masing:

1. Nota kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai bukti pembelian secara kontan/tunai. Bagian-bagian pada nota kontan umumnya meliputi:

2. Nota kredit

Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual. Jenis nota ini juga bisa menjadi bukti persetujuan dari pihak penjual atas pemohonan pihak pembeli untuk pengurangan harga barang karena rusak atau tidak sesuai pesanan.

Jika hal itu terjadi,pembeli dapat mengirimkan nota kepada penjual terkait pengiriman kembali barang yang rusak. Pembeli juga bisa meminta potongan harga sebagai kompensasi atas kerugian yang diterimanya.

Baca juga: Apa Itu Warkat di Dunia Bisnis?

Bagian-bagian Pada Invoice dan Kuitansi

Ilustrasi akuntan Foto: Shutterstock

Berikut ini bagian-bagian yang terdapat pada bukti transaksi invoice dan kuitansi. Dikutip dari buku Otomatisasi Tata Kelola Keuangan karya Budi Winarni, dkk., berikut penjelasannya:

1. Invoice (faktur)

Invoice dibedakan menjadi dua jenis, yaitu invoice pembelian dan penjualan. Invoice pembelian adalah bukti transaksi yang diterima oleh pembeli, sementara invoice penjualan adalah bukti transaksi yang diterima oleh penjual. Keduanya memuat informasi tentang:

2. Kuitansi

Umumnya, kuitansi terdiri dari dua bagian. Bagian pertama diberikan kepada pihak yang membayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian kedua dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang. Dalam penulisannya, kuitansi memuat informasi tentang:

Baca juga: Mengenal 4 Fungsi Laporan Laba Rugi dalam Akuntansi

(MSD)